Cursus Toegankelijke PDF/A maken

Leer hoe je een toegankelijke PDF/A maakt, want PDF/A heeft de toekomst. Maak je document begrijpelijk voor slechtzienden.

Leer hoe je een Accessible PDF maakt

Wil je een cursus toegankelijke pdf? Een toegankelijke PDF is er een die door slechtzienden nog ‘gelezen’ kan worden. Die wordt dan voorgelezen door een speciaal programma. Overheidsinstellingen moeten PDF die ze publiceren toegankelijk maken. Wil je leren hoe je dat moet doen, lees dan verder.

Wat verandert er in een toegankelijke PDF?

Vooral metadata en structuur. Net zoals voor het internet is voorgeschreven, heeft een afbeelding metadata. Deze metadata kan worden opgelezen door de screenreader. Als je PDF wordt voorgelezen, moeten kopjes, subkopjes en bijschriften goed zijn gedefinieerd.

PDF/A1

Dit is de oudste variant. Daar mag ook het minste in. Lekker streng dus maar ook wat vervelend. Dus geen transparantie bijvoorbeeld. De variant PDF/A1a is de standaard voor toegankelijke PDF/A. Bij de variant PDF/A1b is de structuur minder belangrijk: als de vorm maar goed is gedefinieerd.

PDF/A2

Een variant waarbij transparantie wèl mag. En bijsluiters. Je mag niet zomaar wat bijsluiten in een PDF/A2: het moet wel – net als het hoofdbestand – een PDF/A2-bestand zijn.

Opnieuw geldt de variant PDF/A2a als de norm voor toegankelijkheid. Bij de B-variant moet de vorm hetzelfde blijven.

PDF/A3

Een variant waarbij transparantie wèl mag. En bijsluiters die niet eens PDF hoeven te zijn. Jpeg2000-compressie is okee, en een gelaagd PDF is ook in orde.

Ook hier geldt de variant PDF/A3a als de norm voor toegankelijkheid. Bij de B-variant moet de vorm hetzelfde blijven, ongeacht apparaat waarop je het bestand bekijkt.

Accessible PDF vanuit MsOffice en/of InDesign

Als je werkt vanuit MsOffice, zijn er een aantal controlepunten waar je publicatie doorheen moet. Er is een handig assistent-scherm dat je er mee helpt. Liefst werk je met MsOffice onder Windows, want daarmee kun je vrij snel een PDF maken die aan de normen voldoet.

Werk je met Adobe InDesign, dan gebruik je een andere manier van werken om problemen op te lossen nog voordat je de PDF maakt.

Onderwerpen kort uit de cursus toegankelijke PDF:

  • Wat zijn de richtlijnen voor Accessible PDF
  • Hoe maak je een PDF die voldoet aan de richtlijnen
    • maak gebruik van Adobe InDesign, en/of
    • maak gebruik van MsOffice
  • Controle op toegankelijkheid
    • in Acrobat
    • met een extern controleprogramma
  • Toegankelijk maken van gescande foto-PDF

Wat, Wanneer, Hoe en wat kost het?

Wanneer Elke datum die je wenst en nog vrij is in de agenda
Tijdsduur 1 dag, van 9.30u tot 16.30u
Voorkennis Basiskennis van je besturingssysteem op je computer
Plaats ’s-Hertogenbosch. Of bij jou op locatie.
Prijs 1 persoon 396,- voor 1 dag. De 2e t/m 4e persoon krijgen 50%korting. Exclusief BTW.
Bewijs Je krijgt een Certificaat als bewijs van deelname
Voorwaarde Bring Your Own Device. Je hebt zelf een eigen computer of laptop met daarop de software geïnstalleerd.
In ’s-Hertogenbosch heb ik een computer extra klaar staan voor je.

Dit kun je leren in de cursus Toegankelijke PDF/A. Wil je ze maken vanuit InDesign, MsOffice, of beide?

Wat zijn de richtlijnen voor toegankelijke PDF?

Wie bedenkt ze, en waarom. Je moet aan kleine details denken, zoals metadata. Die plak je aan je document, aan je illustraties, je koppen, enzovoorts.

Bestandsinformatie

Voeg bestandsinformatie toe, zoals de taal van je document, een interne titel, sleutelwoorden.

Metadata toekennen aan foto's

Als een foto wordt getoond, moet er een alttekst aan worden toegevoegd. De schermlezer kan deze gebruiken om op te lezen.

Elementen instellen als artefact

Objecten die er wel zijn, maar eigenlijk niet meetellen voor de feitelijke inhoud mogen ingesteld worden als artefact. Een schermlezer negeert deze dan.

Alttekst bij een Hyperlink

Binnen MsWord kun je een hyperlink ook voorzien van alttekst. Daardoor hoeft een schermlezer niet een ‘lelijke’ URL op te lezen, maar zegt het iets als ‘hyperlink naar de cursus Toegankelijke PDF’.

Tabellen voorzien van koppen

Een tabel heeft een structuur. Bovenin staan de koppen. Behalve als je dat niet goed hebt ingesteld, met InDesign bijvoorbeeld. Het is een kleine moeite, groot plezier.

Inhoudsopgave

Ook een inhoudsopgave is standaard voorzien van hyperlinks. Maar als die nou niet worden voorzien van alttekst, hoe los je het dan op in Acrobat?

Bladwijzers

Bladwijzers kunnen automatisch aangemaakt worden, zowel met InDesign als met MsWord. Je moet wel netjes werken met stijlen. Er zijn afspraken waar de bladwijzers aan moeten voldoen.

Koppen goed genest

Je mag niet zomaar beginnen met een Kop2. Er moet altijd eerst een Kop1 aanwezig zijn. En dan pas een Kop2. En niet meteen van 1 naar 3 overspringen. Regels, regels, regels. Je leert ze kennen in de cursus Toegankelijke PDF maken.

Reflow weergave in Acrobat

Acrobat kan je een PDF laten zien zoals je een HTML-pagina op een smartphone kunt zien, in Reader-weergave. Met minder opsmuk maar wel logisch in opbouw.

Inhoud weergave in Acrobat

Alle content die er is in een PDF, moet worden getoond in het deelvenster van Inhoud. Daar zie je in grove blokken hoe je pagina is opgebouwd.

Structuur weergave in Acrobat

Alle inhoud die er is, valt weer onder te verdelen in structuur-elementen. Een PDF zonder structuur heeft geen duidelijke indeling en wordt niet goedgekeurd als PDF/A1a. 

Genummerde en ongenummerde lijsten

Maak gebruik van de mogelijkheden van MsWord en/of InDesign. Ga niet zelf nummers voor de tekst zetten, maar laat dat over aan het programma: dat werkt veel beter. Met voordelen voor de toegankelijkheid van de PDF.

Aanpassen en verbeteren in Acrobat

Acrobat maakt het soms heel eenvoudig voor je. Je kunt een document aanpassen via het toegankelijkheidsrapport, via Bewaren als… en via Preflighten. En dan is er ook nog een Handeling die alles automatisch en begeleid voor je uitvoert. 

Voetnoten

Voetnoten die je met InDesign maakt, zijn nog niet helemaal goed ingesteld voor een Toegankelijke PDF. Wat InDesign niet doet, kun je dan zelf instellen met Acrobat.

Hoe maak je nou die PDF, wat zijn de exportinstellingen?

InDesign is niet afhankelijk van het Operating Systeem om een PDF te maken: ze kan het allemaal zelf wel. MsOffice is daar anders in, waardoor het heel belangrijk wordt dat je de juiste manier kiest van PDF maken.

Welke richtlijnen zijn er voor Accessible PDF?

Wie bedenkt ze, en waarom. Je moet aan kleine details denken, zoals metadata. Die plak je aan je document, aan je illustraties, je koppen, enzovoorts.

Bestandsinformatie

Voeg bestandsinformatie toe, zoals de taal van je bestand, of een interne titel die wordt getoond. En sleutelwoorden.

Metadata toekennen aan foto's

Als een foto wordt getoond, moet er een alttekst aan worden toegevoegd. De schermlezer kan deze tekst gebruiken om te vertellen wat er voor foto op het scherm staat. 

Elementen instellen als Figuratief of Artefact

Objecten die er wel zijn, maar eigenlijk niet meetellen voor de feitelijke inhoud mogen ingesteld worden als Artefact. Een schermlezer negeert deze dan. 

Alt-tekst bij een Hyperlink

Binnen MsWord kun je een hyperlink voorzien van alt-tekst. Zo kan een schermlees-programma op een fatsoenlijke manier aangeven waar de link naar toe gaat (zonder hateeteepee enzovoorts).

Tabellen voorzien van koppen

In HTML kan het ook, dus moet het in PDF ook kunnen: een tabel zodanig structureren dat de koppen zijn ingesteld. Zodat een schermlezer kan vertellen wat er staat. 

Inhoudsopgave

Ook een inhoudsopgave is normaal gesproken voorzien van Hyperlinks. Maar als die niet is voorzien van alttekst, zul je het zelf moeten doen. Dat kan met Acrobat Professional DC.

Bladwijzers of Bookmarks

Bladwijzers kunnen automatisch worden aangemaakt. Dat kan met InDesign en met MsWord. Maar je moet dan wel goed met stijlen werken. Er zijn afspraken waar de bladwijzers aan moeten voldoen.

Juiste volgorde van koppen gebruiken

Digitaal moet de structuur van de koppen altijd eerst een hoofdkop zijn, en daaronder een subkop. Niet eerst beginnen met een subkop. En je mag ook geen kop van het derde niveau gebruiken als je niet eerst een kop van niveau twee had gebruikt. 

Reflow weergave in Acrobat: opnieuw plaatsen

Acrobat kan je een PDF laten zien in vloeiende weergave. Dat is een beetje zoals een HTML pagina reageert als je het browservenster op je computer smaller maakt. Responsive design in een PDF?

Inhoud weergeven in Acrobat

Alle elementen die in een PDF bestaan, moeten worden getoond in het deelvenster van Inhoud. Daar kun je de grove indeling zien zoals je PDF is opgebouwd.

Structuur zien in een PDF

Alle inhoud die er is, valt onder te verdelen in structuurelementen. Een PDF zonder structuur heeft geen duidelijke indeling en wordt niet goedgekeurd als een PDF/A1a.

Genummerde en ongenummerde lijsten in een PDF

Laat InDesign en MsWord het werk maar doen. Ga niet zelf nummers toevoegen voor een alinea, maar laat dat over aan het programma. Zo zit het meteen goed in elkaar in Acrobat.

Verbeteren in Acrobat

In Acrobat is het soms heel eenvoudig om een bestand te verbeteren. Je kunt het toegankelijkheidsrapport hiervoor gebruiken, of je kiest voor Bewaren als…. Of je gebruikt een Preflight-optie of zelfs een Wizard / script dat is ingebouwd in Acrobat.

Voetnoten

Voetnoten die je met InDesign maakt zijn volgens sommige programma’s niet goed ingesteld voor een toegankelijke PDF. Wat InDesign niet doet, kun je dan zelf instellen met Acrobat. 

Hoe moet je die PDF dan maken?

InDesign is niet afhankelijk van je operating systeem: Mac en Windows werkt het zelfde. MsOffice leunt zwaarder op je systeem. Daarom moet je heel precies weten wat je moet kiezen bij het maken van je PDF.

Aanverwante artikelen

Photoshop penselen: hoe stel je de kwastgrootte handig in?

Wanneer je in Photoshop een penseel gebruikt, zie je de grootte van de cursor afgebeeld als een rondje. Dit rondje kun je heel snel op maat krijgen met de volgende truc. Macintosh toetscode voor kwastgrootte in Photoshop Als je met een Apple Macintosh werkt, kun je...

Lees meer

George Clooney: what else? Double what else!

Pas nog vroeg een voormalig cursist om een foto aan te passen. Ze had het wel geleerd in de les, maar vond het toch nog wel lastig om goed aan te pakken. Hoe laat je iemand qua fotografie-stijl lijken op George Clooney, uit de Espresso-reclame? Ze was heel blij met de...

Lees meer

Canva versus Spark: twee applicaties voor Social Graphics

Ontwerpers werken met Adobe. Ze combineren InDesign, Illustrator, Photoshop, en Typografie en maken de mooiste dingen. Maar wat als je geen ontwerper bent en toch wat moois wilt maken? Ben je dan verplicht om je te verdiepen in al deze programmatuur? Gelukkig niet....

Lees meer

Galerie vervagen in Photoshop: waar is dat voor?

Galerie vervagen, waar is dat voor? In dit artikel geef ik je een treffend voorbeeld. Vaak willen we scherpere foto’s, maar soms helpt onscherpte ook om de foto beter over te laten komen. Pas nog zat ik door mijn vakantiefoto’s te bladeren, en vond ik die foto met...

Lees meer

Scherpte versus Resolutie: wat en hoeveel.

Voorkom dat jouw foto’s een onvoldoende krijgen, en kies de juiste resolutie. Een foto met te veel aan resolutie neemt onnodig veel geheugen in en krijgt geen optimale scherpte. Een foto met te weinig aan resolutie is blokkerig en wordt ook wel onscherp genoemd. Maar...

Lees meer

Hoe veel is hoge resolutie? en wanneer is het onvoldoende?

Bij het bewerken van foto’s is het prettig om hoge resolutie te hebben. Daardoor selecteer je kleine details gemakkelijker. Voordat je gaat afdrukken mag je soms de resolutie wel wat minder hoog maken. Maar hoe veel is hoge resolutie? Daarom hieronder een lijstje....

Lees meer

CC apps laten rommel achter

Een tekening of ontwerp starten op je tablet, en verder bewerken op je computer. Het ziet er naar uit dat dit een langlopende trend wordt. Adobe Draw en Sketch Je kunt tegenwoordig heel leuk starten op je iPad met een tekening in Adobe Sketch, of Draw. En daarna die...

Lees meer
Laat knoppen zien
Verberg knoppen