Formulieren met of zonder Acrobat

Wil je interactieve formulieren maken en je weet nog niet hoe? lees dan even verder. Als we papieren formulieren willen digitaliseren, komen we uit op formulieren in PDF-vorm of in HTML-vorm. Adobe heeft ons lang voorzien van oplossingen in beide formaten. Omdat Adobe binnenkort stopt met het aanbieden van FormsCentral, heb ik gezocht naar een alternatief, en gevonden. En het is nog beter ook.

Interactieve formulieren met Acrobat

Adobe had al in Acrobat4 een oplossing om interactieve formulieren mee te maken. Een beetje een omslachtige manier, waarbij er een grafische laag bestaat en een laag met de interactieve formulierobjecten. Vandaag kunnen we die grafische laag aanmaken met vele programma’s, en met behulp van InDesign kunnen we zelfs vooraf formulier-objecten aanmaken in die interactieve laag, en dan exporteren naar interactieve PDF.

LiveCycle Designer formulieren

Enkele jaren daarna koopt Adobe een ander product op. Kennelijk waren er anderen die het maken van interactieve formulieren nòg beter konden dan Adobe zelf. En inderdaad: LiveCycle Designerformulieren worden aangemaakt en gewijzigd met één en het zelfde gereedschap. Bovendien konden de formulieren die je maakt met LD dynamisch gemaakt worden: vragen worden verborgen als ze niet van toepassing zijn (omdat je bij een eerdere vraag een bepaald antwoord had gegeven).

Maar toen kwamen de smartphones en iPads. En kennelijk waren de formulieren die met LD gemaakt waren niet compatible met deze apparaten; een slecht verhaal dus, waar Adobe een oplossing voor moest vinden.

FormsCentral

Om dat probleem aan te pakken heeft Adobe een ander product ingelijfd. FormsCentral kon interactieve formulieren maken in HTML formaat of eventueel in PDF formaat. Maar HTML was zijn sterke kant. Zodanig kan een formulier dan in ieder geval op tabletten en smartphones ingevuld worden. Groot verschil met de eerdere oplossingen van Adobe is dat de ingevulde data altijd digitaal wordt opgevangen op een server van Adobe, niet die van je eigen bedrijf. Voor sommige bedrijven was dit een breekpunt. Ook kan het product geen berekeningen maken.

Maar FormsCentral hield op te bestaan. Per juni 2014 stopt deze dienst, en als je hiermee al een aantal formulieren had gemaakt, moet je dus je heil elders zoeken.

LiveCycle Server

Bijvoorbeeld bij weer een nieuwe loot aan de Adobe boom: er is een server in het leven geroepen die de formulieren welke gemaakt zijn met LD kan exporteren naar HTML. FormsCentral wordt ondertussen niet meer gebundeld aangeboden bij Acrobat: je moet het los kopen. En wat die server kost? niemand die het weet. Als ik naar de Adobe-shop bel, kan niemand het me vertellen. Ik moet zoeken naar wederverkopers die ze mij niet zelf kunnen aanwijzen. Laat ik mijn gegevens achter op de website, dan is er niemand die iets opvolgt. Volgens mij wíllen ze het niet eens verkopen. Ze hebben enkel aandacht voor grotere bedrijven of instellingen die hun formulieren online willen zetten. De kleinere bedrijven (waar Adobe groot mee is geworden) zoeken het zelf maar uit.

De zoektocht gaat verder

Ik merk dat er veel mensen zoekende zijn naar een goede oplossing voor het maken van interactieve formulieren. Men wil gegevens van klanten kunnen ontvangen op een gebruiksvriendelijke manier. En liefst zonder al te hoge kosten.

Jotform

jotform

Kijk dan eens naar Jotform.com. Jotform heeft een aantal eigenschappen die superhandig zijn bij het gebruik van formulieren:

  • FormsCentral overzetten. Om te beginnen kunnen al je formulieren die je met FormsCentral had gemaakt, overgezet worden naar Jotforms. Inclusief ingevulde antwoorden. Er gaat dus niets verloren en je hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen.
  • Eenvoud. Jotforms is eenvoudig in gebruik. Alle ingevulde gegevens worden op een server bewaard waartoe jezelf toegang hebt via je inlogcode. Maar als je wilt kun je de resultaten van een onderzoek ook live publiceren.
  • Export van gegevens. Ingevulde gegevens kunnen altijd geëxporteerd worden naar xls of csv-formaat. Of desgewenst naar PDF formaat. Of naar een Googledocs spreadsheet.
  • Bewaarformaat. Formulieren worden standaard opgeslagen als HTMLformulier. Je kunt ze ook bewaren als PDF, en evengoed worden de gegevens op de server van Jotforms opgeslagen. Een PDF formulier kan offline worden ingevuld.
  • Embedding van responsive HTML. Formulieren kunnen ingesloten worden in webpagina’s. De formulieren van Jotform kunnen ingesteld worden als Responsive. Daarmee passen ze zich qua vorm ook aan naar kleinere schermformaten zoals die van smartphones. Dit is iets wat FormsCentral niet kon.
  • CSS-helper. De vormgeving wordt ingesteld met CSS, op een heel prettige manier. Via een eenvoudige interface kun je veel van de esthetiek van je formulier instellen.
  • Veldvalidatie. Er zijn velden die van zichzelf al een eenvoudige validatie hebben. Zo zorgt het formulier dat er geen foute gegevens ingevoerd worden.
  • Skiplogic. Delen van je formulier kunnen op voorwaarde zichtbaar of onzichtbaar gemaakt worden. Zo ziet de invuller alleen de vragen die voor hem of haar van toepassing zijn.
  • Berekeningen. Rekenen tussen verschillende velden is mogelijk. Het is niet altijd eenvoudig om in te stellen, maar het is het soms zeer waard.
  • Uitbreidingen. Er zijn widgets beschikbaar om de functionaliteit uit te breiden. De populariteit van Jotform kan dus de mogelijkheden vergroten. Er zijn er echt al een heleboel.
  • Niet duur. Het kostenplaatje is heel bescheiden. Zelfs gratis gebruik is mogelijk. Bij gevolg van succes van je formulier wil je misschien een abonnement starten. Dat kan voor 10 euro in de maand. Of 20, of 50 als je veeleisend bent.

Had ik het maar eerder geweten, dan was ik allang begonnen met JotForms. Het kan nu meer dan FormsCentral, en voor een interessantere prijs. Ik gebruik het om intake-formulieren mee te maken en evaluatieformulieren. Mijn formulieren plus data zijn omgezet naar JotForms. Schrijf je in voor een cursus Jotform.

Het enige nadeel dat ik wel eens ondervind van JotForms is dat alles zich online afspeelt: het maken en aanpassen van de formulieren verplicht tot een goed werkende verbinding met het internet. En soms is die verbinding niet ideaal. De interface van JotForms is soms wat onduidelijk, maar zeker wel bruikbaar.

 

En Acrobat dan? Ach, straks hebben we Acrobat Document Cloud. Dat is een doorgegroeide omgeving waarin Adobe alle formulieren wil opslaan die je hebt ingevuld. Inclusief een nieuwe functie voor het zetten van digitale handtekeningen (door andere partijen ook al gebruikt). Dat biedt meer — en misschien wel te veel van het goede —voor sommige gebruikers.

Ga naar de cursus Interactieve formulieren maken.



Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

Onderwerpen