Bekijk deze video maar even, dat illustreert redelijk wat we bedoelen met een accessible pdf.
Een PDF zonder transparantie; beelden alleen in JPeg, bijvoegsels zijn niet toegestaan. Lagen en scripttaal ook niet. Metadata en taal zijn verplicht.
Een PDF waar transparantie wel mag. Dus veel fijner als je werkt met InDesign. Beelden mogen nu ook in Jpeg2000, wat veel beter is voor de kwaliteit. Bijvoegsels mogen nu ook, zolang die maar voldoen aan de PDFA/2a norm. Lagen zijn ook toegestaan, maar Javascript nog niet.
Zoals een PDFA/2a, ,maar dan hoeven de bijvoegsels niet meer aan een bepaalde norm te voldoen.
Een voorlopig uitgekristalliseerde standaard om bestanden aan te laten voldoen. Dit is de norm waar we nu mee werken. En helaas – er is al een PDF/UA-2 in de maak.
Eigenlijk een norm voor webpagina’s, maar hij wordt ook nogal eens op PDFbestanden gelegd. Grotendeels komt deze overeen met PDF/UA, maar er moet nu bijvoorbeeld altijd minimaal één kop H1 in de PDF staan.
Dus wat is een Toegankelijke PDF?
Dat is een PDF die kan worden opgelezen door de computer. De visueel gehandicapte mens kan daar speciale programmatuur voor gebruiken. Dan moet wel jouw toegankelijke PDF aan speciale eisen voldoen, anders lukt het niet goed.
Een toegankelijke PDF voldoet aan meerdere eisen
Een toegankelijke PDF moet voldoen aan de PDF/UA norm. Dat is een norm voor bestanden. En PDF is een bestand, vandaar. Veel bedrijven zeggen dat de PDF moet voldoen aan de WCAG-norm. Dat is de norm voor Web Content Accessibility Guidelines, dus voor HTML. Nu kun je deze grotendeels over elkaar heen leggen — ze controleren dezelfde dingen — maar deels zijn ze niet dezelfde.
Aan welke eisen moet een toegankelijke PDF voldoen?
- Een toegankelijke PDF moet metadata hebben. Veel metadata. Het meeste kun je vooraf al instellen, via MsWord of Adobe InDesign. Zo moet er intern een titel in het document staan (deze wordt opgelezen), er moet een taal zijn toegewezen aan het document. Als er plaatjes of tabellen in staan, moet je met metadata hebben verteld waar het over gaat. Enzovoorts.
- Een toegankelijke PDF moet goed gestructureerd zijn. Er zijn speciale wetten voor hoe een tabel opgebouwd moet zijn, voor genummerde lijsten. En de volgorde moet kloppen, zodat alle tekst in die volgorde kan worden opgelezen.
- Een toegankelijke PDF moet koppen hebben, in ieder geval een H1 (typisch is dat afkomstig van die WCAG-richtlijn)
- Een PDF moet een PDF/UA verklaring hebben. Dat komt weer van die UA-compatibiliteit vandaan.
En zo zijn er nog vele andere details
Hoe weet je of een PDF toegankelijk is?
Omdat het om zo veel eigenschappen gaat, is het prettig dat er programmatuur is die je helpt kijken naar al die details. Acrobat kan het een klein beetje, helaas niet voldoende. Er zijn ook andere programma’s om mee te controleren. Zo heb je PAC3-checker, en PDFvalidator. Maar dit zijn producten die onder Windows draaien (voor verstokte Macintosh-gebruikers is dat niet zo’n leuk nieuws).
Wat moet je doen om een PDF toegankelijk te maken?
Je kunt het doen binnen Adobe Acrobat Professional, maar dat raad ik van harte af. Niemand wordt er blij van, het is heel technisch, en je kunt er zomaar enkele uren mee kwijt zijn. Bovendien is de interface niet gebruiksvriendelijk (en dan druk ik het nog mild uit).
Je zou het moeten doen door je document te verbeteren in MsWord of InDesign. Dan heb je het meteen ook voor elkaar als je een nieuwe versie moet maken van de PDF. Maar: zelfs dan is er nog nabewerking nodig in Acrobat, omdat die twee programma’s niet een PDF maken die precies aan de regels voldoet. Hoeveel je precies moet nabewerken hangt ook af van de complexiteit van jouw document.
Hoe makkelijk kun je een PDF toegankelijk maken?
Als je het in Acrobat moet doen, kan het je zo een halve dag kosten. Ikzelf vind het rotwerk om te doen: ik kan het wel maar beleef er weinig plezier aan.
InDesign
In InDesign kan het tot een kwartier per spread kosten, maar het hangt erg af van de complexiteit. Soms kan het ook wel in minder tijd. Je zal er wel iets anders van gaan werken in de toekomst, en soms werk je veel slimmer dan voorheen. Sommige mensen wisten nog niet hoe InDesign automatisch lijstjes maakt, of een inhoudsopgave. Dat leer je er dan gelijk bij, in de cursus. Als iemand van je vraagt of je die PDF meteen even kunt aanleveren als toegankelijke PDF, dan zit daar vaak een onderschatting in van de hoeveelheid werk die je er aan hebt.
MsWord
MsWord heeft een assistent die je helpt met controleren of alles goed is. Dat scheelt al een hoop. Maar MsWord heeft twee methodes om de PDF mee te maken; beide methodes hebben zo hun voor- en nadelen. InDesign heeft er maar één, en die werkt nog beter ook.
Waarom is het zo complex dan, om een toegankelijke PDF te maken?
Tja, het zou beter zijn als Adobe en Microsoft het nu eindelijk eens gingen oplossen. Dat InDesign een beter gereedschap werd dan wat het nu is. Voor MsWord hetzelfde. Het is al veel verbeterd, de laatste jaren, maar het mag echt nog wat beter hoor. Dat betekent dat je er nog wat na-bewerking in hebt, binnen Acrobat. Als je nou leert hoe je het beste kunt werken aan de voorkant, heb je er straks aan de achterkant het minste werk aan.
Ik zou het je graag uitleggen. De cursus is eigenlijk te ruim om in 1 dag te doen, daarom raad ik aan om er 2 dagen voor te reserveren.
Waar kun je leren om een toegankelijke PDF te maken?
Dat kun je gewoon bij mij doen, Pixels en Pagina’s. Kijk maar even op de trainingspagina over dit onderwerp.
