Moet een formulier nog wel een PDF zijn?
Of wordt het niet eens tijd om over te stappen naar HTML?April 2023
Dit artikel schrijf ik omdat ik al jaren cursus geef in Adobe Acrobat. Onder andere de formulierenfunctie wordt regelmatig gevraagd door bedrijven. Ik leg het altijd met plezier uit. En ook met een dubbel gevoel. Want waarom kiezen zo velen voor de PDFvorm om een formulier in te maken? Het is niet meer dan een gewoonte, kiezen voor de weg die je al een klein beetje kent. Daarom dit artikel: om je ogen te openen.
Sinds een aantal jaren gebruik ik op mijn eigen site ook formulieren van Jotform. Gewoon gratis, dat biedt voor mij al genoeg voordelen. Dit jaar heb ik mezelf eens getrakteerd op een betaalde versie. Met dus meer functionaliteit. En ik wil graag met je delen wat ik daarvan vind.
Dit artikel gaat over de kwestie van PDF versus HTML.
PDF voor formulieren is lang de uniforme standaard geweest
Een PDF was ooit gemaakt om op alle apparaten goed weergegeven te worden. Dat staat nog steeds overeind. Maar de functionaliteit met formuliervelden werd wat later toegevoegd, en valt soms regelrecht tegen: hij doet het soms niet goed op een mobiele telefoon of tabletcomputer.
Tijd voor een nieuwe standaard
Al die nieuwe apparaten hebben geen moeite met een formulier te laten zien dat in HTML is opgebouwd. Toen de iPads net op de markt kwamen, had Adobe een oplossing met FormsCentral: dat product bestaat al lang niet meer. Ook deed Adobe later nog een poging om de PDFformulieren van hun eigen LiveCycle Designer om te laten zetten naar HTML — alleen moest je daar al gauw 15.000 euro per jaar voor neertellen.
Aandacht verdelen over 30 dingen tegelijk
Ze zwalken dus nogal met hun productlijn. Adobe voert Acrobat nog wel, maar kan geen goede formulieren bouwen die het op smartphones ook plezierig doen. Ze zijn ook zo breed gegroeid bij Adobe, en hebben hun aandacht te verdelen over vele fronten. Naar mijn beleving hangt Acrobat er maar een beetje bij. Het is bruikbaar en inzetbaar, maar je mist zóveel dingen als het gaat om formulieren en gegevensverwerking.
Jotform heeft de aandacht alléén op formulieren
En die dingen vind ik wel bij Jotform. Want bij hen is er maar één ding belangrijk: formulieren. Dus daar ligt de focus voor 100%. Niet dat ze niks hebben met PDF: je kunt nog steeds een PDF formulier terugkrijgen terwijl je het in HTML hebt ingevuld, met alle extra functionaliteit die je in HTML hebt, bovenop die PDF. Zo’n formulier kun je op je smartphone makkelijk invullen.
Versmelting tussen PDF en HTML
Ter demonstratie heb ik een van de standaard formulieren genomen die ik ooit eens bij Adobe vandaan had gehaald. Dat is dus een PDF formulier. Ik heb het geupload bij Jotform, en het laten vertolken naar een HTML-formulier. Elk veld dat je invult in het HTMLformulier is gekoppeld aan de PDF die geretourneerd wordt in je email (1 veld uitgezonderd). Die PDF kan compleet volgens de huisstijl worden gemaakt. Je kunt het formulier invullen op werkelijk alle apparaten (want het is HTML) en je krijgt keurig een kopie in je mailbox terug. Die zal de ingevulde gegevens bevatten in HTMLformattering, en nog een bijvoegsel in PDF.
Direct al een aantal voordelen als je die PDF standaard loslaat
Bonus: taalwissel in mijn formulier
Wat je met Jotform heel makkelijk kan en met PDF niet: even een andere taal erin zetten. Want als je invullers een andere taal gebruiken dan Nederlands kan het formulier daarin soepel meebewegen.
Bonus: tekenen in mijn digitale formulier
Jotform heeft zó veel bouwstenen en mogelijkheden: zelfs het toevoegen van een tekening aan een formulier is te doen. In het voorbeeld heb ik hiervoor even de autootjes gebruikt uit het PDF formulier. Alleen is deze optie niet terug te verbinden aan een van de standaard formulierobjecten die Acrobat zelf kent. Dus als je het PDF formulier terug ontvangt in je mailbox: je ziet die tekening dus wel in de HTMLversie van de ontvangstbevestiging maar niet in de PDF (ik zoek graag de randjes op van wat kan en niet kan).
Wil je nog steeds formulieren maken met Adobe InDesign?
Doe dat gerust hoor. Worden ze mooi van. Maar ik denk dat functionaliteit bij formulieren belangrijker is dan vorm. Qua functionaliteit blijft een gewone PDF zo ver achter met wat er kan in HTML.
- Je mist de mogelijkheid om eenvoudige validatie te doen op ingevulde velden (waarmee een gebruiker nooit dingen kan invullen die niet logisch of toegestaan zijn).
- Je mist de mogelijkheid om velden slim weg te laten die niet van toepassing of nog niet nodig zijn. In HTML kan een formulier dynamisch veranderen: bijvoorbeeld vraag 4 valt af omdat je bij vraag 3 Nee had geantwoord. Dan schuift vraag 5 omhoog.
- De invuller mist de beleving dat het goed te lezen is op een klein scherm. Deze persoon moet inzoomen en scrollen om alles te kunnen lezen.
De gegevens komen bij Jotform in een online database terecht. Een database waarin je kunt samenwerken met anderen uit je bedrijf, zodat iedereen meteen op de hoogte is als er nieuwe informatie binnenkomt. De beveiliging van die gegevens: daar zorgt Jotform wel voor.
Is dat duurder dan Acrobat?
Ja, dat wel. Het is weer een extra abonnement wat je afneemt. Maar ik denk dat je jezelf als organisatie tekort doet indien je veel formulieren gebruikt. Het is bovendien zoveel fijner als je als invuller een slim formulier kunt invullen! Je kunt het ook eerst gratis uitproberen he? Dan kun je maximaal 5 formulieren online zetten, en je krijgt alvast een inzicht in hoe makkelijk het platform werkt. Maar pas op: het is verslavend!
