Cursus Toegankelijke PDF/A maken

Leer hoe je een toegankelijke PDF/A maakt, zodat je publicatie begrijpelijk is voor slechtzienden.

Leer hoe je een toegankelijke PDF maakt

Overheid en semi-overheid moet PDF die ze publiceert vanaf september 2020 inzichtelijk maken voor visueel gehandicapten. Wil je leren hoe je dat moet doen, lees dan verder. Een toegankelijke PDF is er een die door slechtzienden nog ‘gelezen’ kan worden. Die wordt dus voorgelezen door een schermlees-programma. In deze cursus leer je hoe je zo’n PDF goed opbouwt.

Maar wat is zou zo’n toegankelijke PDF eigenlijk?

Een toegankelijke PDF kan door schermleesprogrammatuur voorgelezen worden. Dat is handig als je blind bent, bijvoorbeeld, en mogelijk gemaakt door metadata en structuur. Net zoals voor het internet is voorgeschreven, heeft een PDF nu dus ook metadata en structuur. Als je PDF wordt voorgelezen, moeten kopjes, subkopjes en bijschriften goed zijn gedefinieerd. Ook opsommingen, inhoudsopgaven, verwijzingen. Daar zijn allemaal regeltjes voor bedacht, en die kun je toepassen na deze cursus.

Op deze pagina:

↓ Toegankelijke PDF maken met InDesign

↓ Gebruik MsWord om accessible PDF te maken

Deze cursus is ook te realiseren op afstand. We werken dan met Zoom. Ook je collega is welkom, tijdelijk voor een wel heel aantrekkelijke prijs.
Heb je alleen een vraag waarmee je vastloopt? Ook dan krijg je hulp!

Graag cursus via ZoomIk heb een losse vraag

Toegankelijke PDF vanuit InDesign

Als je werkt vanuit InDesign, zijn er een aantal controlepunten waar je publicatie doorheen moet. Als je werkt met InDesign, kun je vrij snel een PDF maken die aan de normen voldoet. Maar je zal het programma wel anders gebruiken dan je altijd deed, want je moet met vrij veel zaken rekening houden. Om de nieuwe logica van dit alles goed te doorgronden is het advies om er twee cursusdagen voor te reserveren. 

Onderwerpen kort uit de cursus toegankelijke PDF:

  • Wat zijn de richtlijnen voor Accessible PDF, wat is een toegankelijke PDF.
  • De vensters en gereedschappen klaarzetten in Acrobat
  • Hoe maak je een PDF die voldoet aan de richtlijnen
    • hyperlinks, voetnoten, bladwijzers, url’s, inhoudsopgave, koppen
    • afbeeldingen, bijschriften
    • talen en afkortingen: hoe wordt de tekst opgelezen?
    • tabellen
    • formulieren
    • volgorde van alle losse kaders en elementen
  • Controle op toegankelijkheid. Je gaat voor 100% score.
    • in Acrobat. Hier passen we eventuele fouten nog mee aan.
    • met PAC3checker naar de PDF/UA-norm.
    • met CommonLook PDFvalidator naar de WCAG2-norm.

Wat, Wanneer, Hoe en wat kost het?

Wanneer Elke datum die je wenst en nog vrij is in de agenda
Tijdsduur 2 dagen, van 9.30u tot 16.30u, of wat jou beter uitkomt.
Voorkennis Basiskennis van je besturingssysteem op je computer
Plaats ’s-Hertogenbosch. Of bij jou op locatie. Of op afstand!
Prijs Klik op Verder om het tarief te zien. De 2e t/m 4e persoon krijgen 50%korting. 
Bewijs Je krijgt een Certificaat als bewijs van deelname
Voorwaarde In ’s-Hertogenbosch staat er een computer voor je klaar. En anders: Bring Your Own Device. Je hebt zelf een eigen computer of laptop met daarop de software geïnstalleerd.

 

Voorbeeld

In de cursus leer je allerlei technieken te gebruiken. Zowel binnen InDesign als in Acrobat. Om je een beeld te geven van deze technieken en hoe compleet deze cursus wel is, kun je onderstaande / naastliggende PDF als uitgangspunt nemen.

toegankelijke PDF voorbeeld vanuit InDesign

Dit kun je leren in de cursus Toegankelijke PDF/A als je ze maakt met InDesign

Genummerde en ongenummerde lijsten

Maak gebruik van de mogelijkheden van MsWord en/of InDesign. Ga niet zelf nummers voor de tekst zetten, maar laat dat over aan het programma: dat werkt veel beter. Met voordelen voor de toegankelijkheid van de PDF.

Aanpassen en verbeteren in Acrobat

Acrobat maakt het soms heel eenvoudig voor je. Je kunt een document aanpassen via het toegankelijkheidsrapport, via Bewaren als… en via Preflighten. En dan is er ook nog een Handeling die alles automatisch en begeleid voor je uitvoert. 

Voetnoten

Voetnoten die je met InDesign maakt, zijn nog niet helemaal goed ingesteld voor een Toegankelijke PDF. Wat InDesign niet doet, kun je dan zelf instellen met Acrobat.

Hoe maak je nou die PDF, wat zijn de exportinstellingen?

InDesign is niet afhankelijk van het Operating Systeem om een PDF te maken: ze kan het allemaal zelf wel. MsOffice is daar anders in, waardoor het heel belangrijk wordt dat je de juiste manier kiest van PDF maken.

Welke richtlijnen zijn er voor Accessible PDF?

Wie bedenkt de richtlijnen, en waarom. Je moet aan kleine details denken, zoals metadata. Die voeg je toe aan je document, aan je illustraties, je koppen, enzovoorts.

Bestandsinformatie

Voeg bestandsinformatie toe, zoals de taal van je bestand, of een interne titel die wordt getoond. En sleutelwoorden.

Metadata of alttekst toekennen aan foto's

Als een foto wordt getoond, moet er een alttekst aan worden toegevoegd. De schermlezer kan deze tekst gebruiken om te vertellen wat er voor foto op het scherm staat. 

Elementen instellen als Figuratief of Artefact

Objecten die er wel zijn, maar eigenlijk niet meetellen voor de feitelijke inhoud mogen ingesteld worden als Artefact. Een schermlezer negeert deze dan. 

Alt-tekst bij een Hyperlink

Binnen InDesign kun je een hyperlink voorzien van alt-tekst. Zo kan een schermlees-programma op een fatsoenlijke manier aangeven waar de link naar toe gaat (zonder hateeteepee enzovoorts).

Tabellen voorzien van koppen

In HTML kan het ook, dus moet het in PDF ook kunnen: een tabel zodanig structureren dat de koppen zijn ingesteld als koppen. Zodat een schermlezer kan vertellen wat er staat, welke kop er bij welke gegevens hoort.

Inhoudsopgave

Ook een inhoudsopgave is normaal gesproken voorzien van Hyperlinks. Door InDesign wordt die niet helemaal goed gedefinieerd. Gelukkig kun je dat snel en eenvoudig oplossen met Acrobat Professional DC.

Bladwijzers of Bookmarks

Bladwijzers kunnen automatisch worden aangemaakt. Dat kan met InDesign. Maar je moet dan wel goed met stijlen werken. Er zijn afspraken waar de bladwijzers aan moeten voldoen.

Juiste volgorde van koppen gebruiken

Digitaal moet de structuur van de koppen altijd eerst een hoofdkop zijn (H1), en daaronder een subkop (H2). Niet eerst beginnen met een subkop. En je mag ook geen kop van het derde niveau gebruiken als je niet eerst een kop van niveau twee had gebruikt.

Genummerde en ongenummerde lijsten in een PDF

Laat InDesign het werk maar doen. Ga niet zelf nummers toevoegen voor een alinea, maar laat dat over aan het programma. Zo zit het meteen goed in elkaar in Acrobat.

Voetnoten

Voetnoten die je met InDesign maakt zijn volgens sommige programma’s niet goed ingesteld voor een toegankelijke PDF. Wat InDesign niet doet, kun je dan zelf instellen met Acrobat.Voor een voetnoot voeg je zelf nog een Note-ID toe.

Reflow weergave in Acrobat: opnieuw plaatsen

Acrobat kan je een PDF laten zien in vloeiende weergave. Dat is een beetje zoals een HTML pagina reageert als je het browservenster op je computer smaller maakt. Responsive design in een PDF? De slechtziende mens hoeft dan alleen nog maar te scollen in verticale richting, Want horizontaal scrollen hoort niet bij de richtlijnen.

Inhoud weergeven in Acrobat

Alle elementen die in een PDF bestaan, worden getoond in het deelvenster van Inhoud. Daar kun je de grove indeling zien zoals je PDF is opgebouwd. Een verandering in het deelvenster Inhoud is ook een verandering in de stapelvolgorde.

Structuur zien in een PDF

Alle inhoud die er is, valt onder te verdelen in structuurelementen. Een PDF zonder structuur heeft geen duidelijke indeling en wordt nooit goedgekeurd als een toegankelijke PDF.

Verbeteren in Acrobat

In Acrobat is het soms heel eenvoudig om een bestand te verbeteren. Je kunt het toegankelijkheidsrapport hiervoor gebruiken, en je leert hoe het coderen met Acrobat werkt. De luie optie is dat je kiest voor Bewaren als…. Of je gebruikt een Preflight-optie, of zelfs een Wizard / script dat is ingebouwd in Acrobat.

Hoe moet je die PDF dan maken?

InDesign is niet afhankelijk van je operating systeem: Mac en Windows werkt het zelfde. Daarom is de methode van PDF exporteren redelijk gemakkelijk. Het is het werk in InDesign, en achteraf nog in Acrobat, wat het zo complex maakt. 

Denk je dat deze cursus bij je past?

Gebruik dan de button hiernaast. Je komt dan op een pagina waarop je kunt bevestigen.

Welke gereedschappen ga je gebruiken in deze cursus? Natuurlijk maak je gebruik van Adobe Acrobat. Het liefst zo min mogelijk, dus je regelt zo veel als kan in InDesign of MsWord. En je controleert met PAC3checker en PDFvalidator of jouw PDF aan de norm voldoet. Daarnaast wil je misschien ook een schermleesprogramma gebruiken. In onderstaande video zie je het advies over hoe te werken.

Accessible PDF vanuit MsWord

Als je start met MsOffice, moet je PDF aan dezelfde eisen voldoen. Er is een handig assistent-scherm dat je alvast op weg helpt. Maar je zal het programma wel anders gaan gebruiken dan je altijd deed, want je moet met vrij veel zaken rekening houden. Om de logica van dit alles goed te opnemen wordt geadviseerd om er twee cursusdagen voor te reserveren. Als je die tijd niet kunt vrijmaken, kan het soms in overleg naar een 1daagse cursus omgezet worden. We doen deze cursus alleen onder Windows.

Onderwerpen kort uit de cursus toegankelijke PDF:

  • Wat zijn de richtlijnen voor Toegankelijke PDF, wat is een toegankelijke PDF.
  • De juiste gereedschappen en vensters klaarzetten in Acrobat
  • Hoe maak je een PDF die voldoet aan de richtlijnen
    • hyperlinks, voetnoten, bladwijzers, url’s, inhoudsopgave, koppen
    • afbeeldingen, bijschriften
    • talen en afkortingen: hoe wordt de tekst opgelezen?
    • tabellen
  • Controle op toegankelijkheid; je gaat voor 100% score.
    • in Acrobat. Hier passen we eventuele fouten nog mee aan.
    • met PAC3checker naar de PDF/UA-norm.
    • met CommonLook PDFvalidator naar de WCAG2-norm.

Wat, Wanneer, Hoe en wat kost het?

Wanneer Elke datum die je wenst en nog vrij is in de agenda
Tijdsduur 2 dagen, van 9.30u tot 16.30u, of wat jou beter uitkomt.
Voorkennis Basiskennis van je besturingssysteem op je computer
Plaats ’s-Hertogenbosch. Of bij jou op locatie. Of op afstand!
Prijs Klik op Verder om het tarief te zien. De 2e t/m 4e persoon krijgen 50%korting. 
Bewijs Je krijgt een Certificaat als bewijs van deelname
Voorwaarde In ’s-Hertogenbosch staat er een computer voor je klaar. En anders: Bring Your Own Device. Je hebt zelf een eigen computer of laptop met daarop de software geïnstalleerd.

 

Dit kun je leren in de cursus Toegankelijke PDF als je ze maakt met MsWord

Welke richtlijnen zijn er voor toegankelijke PDF?

Wie heeft de richtlijnen bedacht, en waarom. Je moet aan kleine details denken, zoals metadata. Die voeg je toe aan je document, aan je illustraties, je koppen, enzovoorts.

Bestandsinformatie

Voeg bestandsinformatie toe, zoals de taal van je bestand, of een interne titel die wordt getoond. En sleutelwoorden.

Metadata of alttekst toekennen aan foto's

Als een foto wordt getoond, moet er een alttekst aan worden toegevoegd. De schermlezer kan deze tekst gebruiken om te vertellen wat er voor foto op het scherm staat. 

Elementen instellen als Figuratief of Artefact

Objecten die er wel zijn, maar eigenlijk niet meetellen voor de feitelijke inhoud mogen ingesteld worden als Artefact. Een schermlezer negeert deze dan. 

Alt-tekst bij een Hyperlink

Binnen MsWord kun je een hyperlink voorzien van alt-tekst. Zo kan een schermlees-programma op een fatsoenlijke manier aangeven waar de link naar toe gaat (zonder hateeteepee enzovoorts).

Tabellen voorzien van koppen

In HTML kan het ook, dus moet het in PDF ook kunnen: een tabel zodanig structureren dat de koppen zijn ingesteld als koppen. Zodat een schermlezer kan vertellen wat er staat, welke kop er bij welke gegevens hoort.

Inhoudsopgave

Ook een inhoudsopgave is normaal gesproken voorzien van Hyperlinks. Door MsWord wordt die niet helemaal juist aangemaakt. Gelukkig kun je dat snel en eenvoudig oplossen met Acrobat Professional DC.

Bladwijzers of Bookmarks

Bladwijzers kunnen automatisch worden aangemaakt met MsWord. Maar je moet dan wel goed met stijlen werken. Er zijn afspraken waar de bladwijzers aan moeten voldoen.

Juiste volgorde van koppen gebruiken

Digitaal moet de structuur van de koppen altijd eerst een hoofdkop zijn (H1), en daaronder een subkop (H2). Niet eerst beginnen met een subkop. En je mag ook geen kop van het derde niveau gebruiken als je niet eerst een kop van niveau twee had gebruikt.

Genummerde en ongenummerde lijsten in een PDF

Ga niet zelf nummers toevoegen voor een alinea, maar laat dat over aan het programma. Zo zit het meteen goed in elkaar in Acrobat.

Voetnoten

Voetnoten die je met MsWord maakt zijn volgens sommige programma’s niet goed ingesteld voor een toegankelijke PDF. Wat MsWord niet doet, kun je dan zelf instellen met Acrobat.Voor een voetnoot kan zelfs nog een Note-ID toegevoegd worden.

Reflow weergave in Acrobat: opnieuw plaatsen

Acrobat kan je een PDF laten zien in vloeiende weergave. Dat is een beetje zoals een HTML pagina reageert als je het browservenster op je computer smaller maakt. Responsive design in een PDF? De slechtziende mens hoeft dan alleen nog maar te scollen in verticale richting, Want horizontaal scrollen hoort niet bij de richtlijnen.

Inhoud weergeven in Acrobat

Alle elementen die in een PDF bestaan, worden getoond in het deelvenster van Inhoud. Daar kun je de grove indeling zien zoals je PDF is opgebouwd. Een verandering in het deelvenster Inhoud is ook een verandering in de stapelvolgorde.

Structuur zien in een PDF

Alle inhoud die er is, valt onder te verdelen in structuurelementen. Een PDF zonder structuur heeft geen duidelijke indeling en wordt nooit goedgekeurd als een toegankelijke PDF.

Verbeteren in Acrobat

In Acrobat is het soms heel eenvoudig om een bestand te verbeteren. Je kunt het toegankelijkheidsrapport hiervoor gebruiken, en je leert hoe het coderen met Acrobat werkt. De luie optie is dat je kiest voor Bewaren als…. Of je gebruikt een Preflight-optie, of zelfs een Wizard / script dat is ingebouwd in Acrobat.

Hoe moet je die PDF dan maken?

MsWord is afhankelijk van externe factoren: onder MacOS maakt ie geen goede PDF aan. Onder windows is er een verschil tussen bewaren als PDF, en bewaren als AdobePDF. 

Denk je dat deze cursus bij je past?

Gebruik dan de button hiernaast. Je komt dan op een pagina waarop je kunt bevestigen.

PDF/A1

Dit is de oudste variant. Daar mag ook het minste in. Lekker streng dus maar ook wat vervelend. Dus geen transparantie bijvoorbeeld. De variant PDF/A1a is de standaard voor toegankelijke PDF/A. Bij de variant PDF/A1b is de structuur minder belangrijk: als de vorm maar goed is gedefinieerd.

PDF/A2

Een variant waarbij transparantie wèl mag. En bijsluiters. Je mag niet zomaar wat bijsluiten in een PDF/A2: het moet wel – net als het hoofdbestand – een PDF/A2-bestand zijn.

Opnieuw geldt de variant PDF/A2a als de norm voor toegankelijkheid. Bij de B-variant moet de vorm hetzelfde blijven.

PDF/A3

Een variant waarbij transparantie wèl mag. En bijsluiters die niet eens PDF hoeven te zijn. Jpeg2000-compressie is okee, en een gelaagd PDF is ook in orde.

Ook hier geldt de variant PDF/A3a als de norm voor toegankelijkheid. Bij de B-variant moet de vorm hetzelfde blijven, ongeacht apparaat waarop je het bestand bekijkt.

Aanverwante artikelen

Wat is toegankelijke PDF?

Veel informatie die online staat, wordt in HTML-vorm aangeboden. Dan kijk je naar een website, bijvoorbeeld. Ook worden er PDFbestanden online gezet; soms zelfs ook MsWord-documenten. Als we kijken naar die PDF, dan bedoelen we een PDF waar ook nog wat in te beleven...

Lees meer

Cursus op afstand, of liever contactonderwijs?

Juli 2020 De voorbije weken waren anders, vanwege Corona. Voor jou ook natuurlijk, en ik wil mijn nieuwe inzicht hier even met je delen over het werken op afstand. En hoe dat ging. Contactonderwijs is de standaard Voor de Corona had ik alleen nog maar...

Lees meer

Sign & Print beurs 2020 Gorinchem

Deze week was ik op de Sign & Print beurs in Gorinchem. Even heb ik me wel afgevraagd of ik wel zou gaan, of niet. Maar die woensdag was de stand van (Corona)zaken anders dan vandaag de dag. Hier volgt een kort verslag.Bij binnenkomst – na het verplichte opnemen...

Lees meer

Hoe maak je een Certified PDF?

8 aandachtspunten voor als je Certified PDF maken moet. Als je je afvraagt: Hoe maak je een Certified PDF? moet je even verder lezen. Een tijd geleden heb ik een Prezi-presentatie in elkaar gezet over Certified PDF. Daarin alle onderwerpen die aan bod komen tijdens...

Lees meer

PMS kleuren in InDesign: wat moet je doen met Pantone?

PMS staat voor Pantone Matching System. Het is een kleurenwaaier met kleuren op nummer. Een beetje zoals kleuren die je laat mengen bij de verfspecialist. Denk maar aan de bakken bij de doe-het-zelf zaak, waar je die strookjes kunt vinden met kleurstalen. Bij het...

Lees meer

PDF openen in InDesign: hoe doe je dat?

Al jaren kom ik met enige onregelmaat de vraag tegen: “Ik heb een PDF, maar ik ben het ontwerp ervan kwijt. Hoe zet je PDF om naar een InDesign bestand?”. Het speelde al in de tijd van Quark XPress4, want toen al werd PDF hèt standaardformaat om in aan te leveren. En...

Lees meer

Hoe maak je een goede PDF voor drukwerk?

Het maken van een goed PDF voor drukwerk is tegenwoordig wel wat eenvoudiger dan het vroeger was. Maar er zitten een paar adders onder het gras, waar ik gek genoeg niemand over hoor praten: ik voel me soms een roepende in de woestijn. Wil je weten wat er zoal komt...

Lees meer
Laat knoppen zien
Verberg knoppen